「事務職で定額残業を導入することが出来ますか？」「労働時間管理が出来るのですが、それでも定額残業を導入しても大丈夫なんですか？」。
この様なご質問を頂きます。
定額残業という制度は「賃金制度」の問題です。
事務職や労働時間管理が出来るかどうかは「労働時間管理制度」の問題です。
ですから「労働時間管理」が出来る職種であっても定額残業を導入しても問題がないわけです。
この様なご質問を頂く背景としては「定額残業をなぜ導入しなければいけないのか」を十分にご理解頂いていないからだと思い今回のテーマとしました。
ボリュームのあるテーマですので、2回に分けてお話しをすることとし、前編の今回は、なぜ残業手当を支払う事が出来ないのかという「未払い賃金の原因」からお話ししたいと思います。
この連載でもお話をしましたが、残業手当を支払えない最大の原因は「残業手当の予算化」が出来ていないからです。
30万円の総人件費に対して、賃金として30万円支払ってしまえばまず社会保険料は支払えません。
そして30万円の内訳ですが、「うちは忙しいから」などという理由で基本給を高く設定する経営者の方がたくさんいます。
「忙しいから」「遅くまで残ってくれるから」という理由で賃金額を引き上げること自体は間違いではありません。
では何が間違っているのでしょうか。
それは、所定労働時間と「忙しいから」「遅くまで残ってくれてるから」という時間外に"対する対償としての賃金を分けていないことです。
基本給をどんなに引き上げても、その他の手当をどんなに引き上げても、残業手当を支払ったことにはならないのです。
残業を予算として考えていないことが未払い賃金発生の大きな原因なのです。
ではどの様にすれば良いのでしょうか。
まずは自社の残業時間の把握です。
"何時間残業をしているのであろうか"これが分からなければ予算は立てられません。
残業手当が予算化出来ていない会社は、概ね労働時間管理も出来ていません。
タイムカードの打刻時間がそのまま労働時間になるわけではありません。
以前この連載でもお話ししたタイムカード打刻時間と実際の業務終了との乖離時間である「退勤猶予時間
や労働時間の途中の「休憩時間」などタイムカードなどの勤怠管理では把握出来ない時間がたくさんあります。
「管理出来ていない＝記録がない＝証拠がない」とうこととなり、「拘束時間＝労働時間」とみなされ、拘束時間に対しての残業手当を支払わなければならないということになってしまいます。
しかし労働時間の管理をしっかりとして、退勤猶予時間や労働時間の途中にある休憩時間の記録を正確に行うこということは非常に難しいことです。
この様な観点から定額残業の設定に関しては「実労働時間」ではなく「拘束時間」とした方がいいのです。
労働時間管理が徹底して行える企業においては「実労働時間」と「拘束時間」の乖離が少なく定額残業時間の設定を「実労働時間」とすることも出来るかもしれませんが、この様な企業は非常に少ないと思います。
よく「36協定で設定している残業時間数より多く設定していいのか？」というご質問を頂きます。定額残業制度は賃金制度なので、36協定に拘束はされません。
また「実労働時間」の把握が困難なわけですから、「拘束時間に対して賃金を支払っている」すはわち「休憩時間を含めた時間を定額残業時間として設定している」という考え方なのです。
この様な観点から定額残業時間は36協定に拘束されることはないと言えるのです。
残業を行う場合、原則として事前に申請をして、会社が承認した場合のみ残業として取り扱うという制度を導入している企業も多くあります。
この残業申請制度は、全ての残業時間に対して賃金が支払われていない可能性が高いのです。
労働基準監督署の調査や労働者からの申告により、申請されていない時間に対しても割増賃金を支払う必要性が出てくることが多くあります。
効率よく働く環境をつくるために「残業申請制度」は機能しますが、上記のようなデメリットもあります。
申請されていない残業時間に対しても残業代を支払わなければならない可能性があるという前提で定額残業時間を設定するべきだと考えます。
残業申請制度においては「積極的に会社が残業を認める部分＝残業の申請により別途残業手当を支払う部分」「消極的に会社が残業を認める部分＝定額残業
という様にわけて考えることにより、「残業申請制度の趣旨」が活きてくるのです。
残業申請制度を導入している会社はこの様な定額残業制度の導入をされるべきと考えます
定額残業制度は、労働側からネガティブな情報発信も有り、誤解がされている分野です。
労使双方にメリットがある制度ですので、是非とも本稿をご覧頂きたいとおもいます。
「初出：週刊帝国ニュース東京多摩版 知っておきたい人事の知識 第52回 No.898 2014.4.22号」
