日報とタイムカードは両方必要か
日報とタイムカードは両方必要でしょうか、というご質問をいただきます。
まず、日報が特に必要となるケースについてです。
例えば、外勤で社外を回って働いている社員の方の場合、お客様とのアポイントや約束が複数入ることがあります。
アポイントに遅刻しない様にすると必ず時間調整が必要になります。
20分から30分程度の時間調整、即ち休憩を取るような働き方になります。
この場合タイムカードだけでは実際の業務内容や休憩時間の実態を正確に把握することが難しくなります。
このようなケースでは、業務の流れや休憩の状況を記録できる日報が重要な役割を果たします。
一方で、「今出社しました」「今退社しました」といった客観的な事実については、自己申告だけに頼るのではなく、客観的な方法で把握することが望ましいとされています。
そのため、出退勤時刻の管理については、タイムカードなどの客観的な記録手段を用いることが適切です。
ただし、直行直帰が多い職種の場合、物理的なタイムカードを押すことができません。
そのような状況が頻繁にある場合には、タイムカードの運用が形骸化してしまうおそれがあります。
直行直帰が常態化している場合には、必ずしも従来型のタイムカードにこだわる必要はないでしょう。
最近では、クラウド型の勤怠管理システムも普及しています。
GPS機能を備え、お客様先で「出勤」と打刻することで、その場所と時刻が記録される仕組みのものもあります。
こうしたシステムを活用すれば、直行直帰が多い場合でも客観的な出退勤管理が可能になります。
日報とタイムカードは、どちらか一方で十分というものではなく、それぞれ役割が異なります。
業務内容や働き方に応じて両者を組み合わせて運用することで、より正確な労働時間の把握が可能になります。
自社の実態に合った方法を選択し、適切な勤怠管理を行うことが大切です。
文責 特定社会保険労務士 山本法史